一、背景介紹
檔案室是是集中保管檔案、管理檔案的基地,是社會(huì)各方面利用、保管信息資源中心。確保檔案保存的規(guī)范、完整和安全,是各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和全體工作人員的共同任務(wù)。
云計(jì)算、物聯(lián)網(wǎng)及相關(guān)技術(shù)的發(fā)展迅速推動(dòng)著智慧城市的成熟,智慧城市的發(fā)展以其獨(dú)有的魅力為我們展現(xiàn)一個(gè)智能化、科技化的城市。技術(shù)的革新催生了智慧的進(jìn)步,智慧城市將會(huì)給當(dāng)前的檔案管理發(fā)展帶來新的契機(jī)和深遠(yuǎn)影響,轉(zhuǎn)型發(fā)展中的檔案管理開始走向智慧化管理。
二、核心價(jià)值
RFID智能檔案管理系統(tǒng),通過引入物聯(lián)網(wǎng)的先進(jìn)技術(shù)與理念,規(guī)劃與構(gòu)筑一張低功耗的物聯(lián)傳輸?shù)墓歉删W(wǎng),規(guī)劃與建設(shè)物聯(lián)網(wǎng)的大數(shù)據(jù)、云計(jì)算及分析平臺(tái),以創(chuàng)新的模式實(shí)現(xiàn)物聯(lián)網(wǎng)時(shí)代下的檔案安全管控工作。通過RFID電子標(biāo)簽,實(shí)現(xiàn)檔案實(shí)體的電子化標(biāo)識(shí)。利用RFID技術(shù)的特性,實(shí)現(xiàn)檔案從形成、歸檔和利用的全生命周期管理,確保檔案安全。
建設(shè)基于RFID技術(shù)的檔案智能管理系統(tǒng),在實(shí)際運(yùn)行中的意見包括:
1、檔案創(chuàng)建時(shí)就粘貼一張RFID電子標(biāo)簽,實(shí)體的電子化標(biāo)識(shí);
2、檔案歸檔自動(dòng)提醒,確保檔案在規(guī)定期限內(nèi)移交檔案管理機(jī)構(gòu)歸檔;
3、實(shí)現(xiàn)檔案出入庫的實(shí)時(shí)監(jiān)測,避免檔案利用時(shí)多拿、錯(cuò)拿等問題;
4、實(shí)現(xiàn)檔案從創(chuàng)建、歸檔、利用的全流程追溯、可視化管理;
5、借助RFID智能盤點(diǎn)車,實(shí)現(xiàn)檔案快速盤點(diǎn)、定位與查找。
三、系統(tǒng)組成
系統(tǒng)工作原理圖
系統(tǒng)總體架構(gòu)
四、系統(tǒng)功能
RFID智能檔案管理系統(tǒng)軟件平臺(tái)可分為5個(gè)小系統(tǒng),各子系統(tǒng)通過搭配專業(yè)的RFID硬件設(shè)備運(yùn)行。系統(tǒng)包括:
?? 標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng):實(shí)現(xiàn)實(shí)物檔案與RFID檔案標(biāo)簽關(guān)聯(lián);
? 館員工作站系統(tǒng):實(shí)現(xiàn)檔案的借閱、歸還、查詢等功能;
?? 安全監(jiān)測系統(tǒng):實(shí)現(xiàn)檔案的自動(dòng)出入庫、檔案安全監(jiān)測等功能;
? 盤點(diǎn)系統(tǒng):實(shí)現(xiàn)檔案的上架、順架、盤點(diǎn)、查詢等功能;
?? 可視化平臺(tái):實(shí)現(xiàn)檔案狀態(tài)、設(shè)備狀態(tài)的可視化監(jiān)控。
4.1標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)
標(biāo)簽轉(zhuǎn)換系統(tǒng)運(yùn)行在RFID館員工作站設(shè)備上(或稱“檔案加工設(shè)備”),實(shí)現(xiàn)檔案標(biāo)簽的初始化等工作。系統(tǒng)包括檔案標(biāo)簽與層架標(biāo)簽的注冊、更換、注銷等功能,同時(shí)支持檔案的查詢統(tǒng)計(jì)、導(dǎo)入導(dǎo)出等功能。
4.2館員工作站系統(tǒng)
館員工作站系統(tǒng)運(yùn)行在RFID館員工作站設(shè)備上(或稱“檔案交接儀”),實(shí)現(xiàn)檔案的檔案的歸檔(或接收)、調(diào)檔申請、借閱、歸還、續(xù)借等,同時(shí)也包含對檔案讀者的管理,以及檔案的查詢統(tǒng)計(jì)、借閱查詢與統(tǒng)計(jì)等功能。
4.3安全監(jiān)測系統(tǒng)
安全監(jiān)測系統(tǒng)配合RFID安全門禁設(shè)備使用,軟件系統(tǒng)可以運(yùn)行在RFID安全門禁的內(nèi)嵌顯示屏上,也可以通過網(wǎng)絡(luò)連接到一臺(tái)PC機(jī)上運(yùn)行。
安全監(jiān)測系統(tǒng)軟件檔案出入的實(shí)時(shí)監(jiān)測、進(jìn)出人數(shù)的統(tǒng)計(jì)、庫房溫濕度的監(jiān)測,以以告警日志的查詢功能。當(dāng)檔案未辦理合法手續(xù)時(shí),系統(tǒng)將自動(dòng)聲光報(bào)警,并記錄報(bào)警信息。
4.4智能盤點(diǎn)系統(tǒng)
智能盤點(diǎn)系統(tǒng)運(yùn)行在RFID智能盤車上,實(shí)現(xiàn)檔案的順架、盤點(diǎn)、倒架、查找等工作。在RFID智能檔案管理系統(tǒng)中,檔案位置管理的Z小單位為密集架的一層(或一格),每一層上粘貼一個(gè)RFID層架標(biāo)簽,系統(tǒng)為每一層進(jìn)行順序編碼,RFID層架標(biāo)簽上打印該編碼內(nèi)容,以方便工作人員查看。當(dāng)檔案放到密集架的某一層時(shí),需要將RFID檔案標(biāo)簽與RFID層架標(biāo)簽的關(guān)聯(lián)。系統(tǒng)在順架、盤點(diǎn)、倒架等工作時(shí),需要通過設(shè)備自帶的RFID手持天線讀取RFID層架標(biāo)簽與RFID檔案標(biāo)簽,再實(shí)現(xiàn)相應(yīng)的業(yè)務(wù)處理。
使用RFID手持天線掃描RFID檔案標(biāo)簽時(shí),館員不需要將檔案移出或打開,只需要將手持天線靠近檔案實(shí)物,即可完成標(biāo)簽數(shù)據(jù)的讀取。一層60份檔案的掃描可以5秒內(nèi)完成,讀取過程快速、準(zhǔn)確。 同時(shí),系統(tǒng)要與密集架系統(tǒng)聯(lián)動(dòng),實(shí)現(xiàn)密集架的自動(dòng)打開、關(guān)閉、通風(fēng)等功能,方便館員工作。
系統(tǒng)一般通過WIFI無線網(wǎng)絡(luò)直接與RFID數(shù)據(jù)庫服務(wù)器通訊。但當(dāng)無線網(wǎng)絡(luò)無法全覆蓋時(shí),可使用我司專門開發(fā)的“離線工作”模式,即館員在庫房中使用RFID智能盤點(diǎn)車時(shí),不通過網(wǎng)絡(luò)與RFID數(shù)據(jù)庫服務(wù)器通訊,在工作完成后,只需要在設(shè)備的TCP/IP接口插入網(wǎng)線,系統(tǒng)自動(dòng)判斷網(wǎng)絡(luò)狀態(tài),并自動(dòng)上傳數(shù)據(jù)。同時(shí),當(dāng)RFID數(shù)據(jù)庫數(shù)據(jù)有更新(如新加工的檔案、檔案狀態(tài)有變更等),也將自動(dòng)下載新數(shù)據(jù)。
4.5RFID檔案查詢系統(tǒng)
RFID智能檔案管理系統(tǒng)提供通過web瀏覽器進(jìn)行檔案的查詢。檢索關(guān)鍵字包括案卷號(hào)、歸檔號(hào)、題名等信息。
4.6可視化監(jiān)控平臺(tái)
可視化監(jiān)控平臺(tái)安裝在檔案館的監(jiān)控室內(nèi),在LED大屏上實(shí)時(shí)展示,以方便館員實(shí)時(shí)了解檔案狀態(tài)、庫房狀態(tài),以及設(shè)備運(yùn)行狀態(tài)。
五、軟件平臺(tái)
檔案標(biāo)簽注冊
借閱
六、場景展示
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